De inspectie… Als kmo-ondernemer krijgt u het al snel benauwd wanneer u die term hoort vallen. De controleurs van de sociale inspectie kijken na of u de sociale wetten naleeft. De arbeidsinspecteurs controleren dan weer of uw kmo in orde is met alle aspecten van veiligheid op het werk. Nochtans hoeft het bezoek van een arbeidsinspecteur geen probleem te zijn. Wanneer u als werkgever proactief werk maakt van een duurzaam welzijnsbeleid, kan de feedback van de inspectie net een hulp zijn om uw beleid te verbeteren. Hier kan Attentia u bij helpen. Zo is uw kmo steeds in regel met de wetgeving in alle aspecten van welzijn op het werk.
Geen enkele kmo-ondernemer krijgt graag de arbeidsinspectie over de vloer. Een slecht rapport van de arbeidsinspecteur kan dan ook zware gevolgen hebben voor uw kmo. Van een waarschuwing tot boetes en zelfs een sluiting van de werkpost of van het hele bedrijf. Wie de opmerkingen van de arbeidsinspectie links laat liggen, haalt zich veel problemen op de hals.
Maak proactief werk van uw welzijnsbeleid
Arbeidsinspecteurs controleren alle aspecten binnen de welzijnswetgeving. De veiligheid op het werk, het psychosociaal welzijn van de medewerkers, de uitrusting van de arbeidsplaatsen, machineveiligheid, algemene gezondheid en zoveel meer. Hoewel de inspectie meestal op voorhand iets laat weten, kan de arbeidsinspecteur in principe onaangekondigd voor de deur staan. Als werkgever kan u zich dus best voorbereiden op een bezoek van de inspectie.
Belangrijk is dat u niet wacht op een bezoek van de arbeidsinspectie om werk te maken van uw welzijnsbeleid. Als werkgever bent u verantwoordelijk voor de gezondheid en veiligheid van uw medewerkers. Welzijn dient mee bovenaan op uw directie-agenda te staan. Maak dus proactief werk van uw welzijnsbeleid.
Eerst en vooral dient u als werkgever over een interne preventieadviseur te beschikken. Bij een onderneming van minder dan 20 werknemers mag u als werkgever zelf die rol opnemen. Hebt u meer dan 20 medewerkers in dienst, dan dient een medewerker de rol van interne preventieadviseur op zich te nemen. De interne preventieadviseur dient een basiscursus voor interne preventieadviseur te volgen. Dat kan via Attentia.
Kmo’s die bij Attentia aangesloten zijn, kunnen om de 2 of 3 jaar bezoek krijgen van onze preventieadviseurs. Vergis u niet: dit is niet hetzelfde als de arbeidsinspectie. De preventieadviseurs van Attentia komen een audit uitvoeren op de werkvloer om te bekijken hoe u het welzijn en de veiligheid op uw bedrijf kan verbeteren. Nadien krijgt u een overzicht met zaken die u in orde kan brengen, zodat u in orde bent met de wetgeving en de arbeidsinspectie makkelijker doorkomt. Dankzij de tips van onze adviseurs verbetert u het welzijn en de veiligheid van uw medewerkers binnen verschillende aspecten. Indien u dat wenst, kan Attentia samen met uw interne preventieadviseur de pijnpunten aanpakken.
Globaal preventieplan, risicoanalyse en jaaractieplan
De interne preventieadviseur dient werk te maken van een globaal preventieplan. Dat moet elke vijf jaar opgesteld worden en toont aan hoe u het welzijn op de werkvloer voor uw medewerkers verbetert en waar de prioriteiten liggen. Nadien volgt voor elk aspect binnen de arbeidsveiligheid een risicoanalyse. Dat is een grondige analyse van alle risico’s waar medewerkers aan blootgesteld worden. Via deze analyse bepaalt u wat er nodig is om de veiligheid en het welzijn op de werkvloer te verbeteren. Eens de risico’s in kaart gebracht zijn, moet er een jaaractieplan opgesteld worden. Dat plan toont aan welke concrete acties u dat jaar zal ondernemen om de beloftes van uw beleid waar te maken. Zo’n plan bevat alle domeinen binnen welzijn en veiligheid, van brandveiligheid over eerste hulp, ergonomie, machineveiligheid, mentaal welzijn tot elektrische installaties en nog veel meer.
Als werkgever bent u verantwoordelijk voor uw welzijnsbeleid en bepaalt u zelf de prioriteiten binnen het plan. Maar uiteraard zorgt u er best voor dat uw basis in orde is. Het heeft bijvoorbeeld geen zin om ergonomische kantoormeubelen te installeren indien uw gebouw niet brandveilig is. Het is een kwestie van gezond verstand: bekijk steeds aan welke risico’s uw medewerkers worden blootgesteld en welke risico’s het schadelijkst zijn om zo uw prioriteiten te bepalen.
Het globaal preventieplan met de risicoanalyses en het jaaractieplan worden opgemaakt door de interne preventieadviseur. Ook hier kan Attentia bij helpen.
Wanneer komt de arbeidsinspectie langs?
In principe kan de arbeidsinspectie onaangekondigd voor uw deur staan. Bij een gewone controle ontvangt u meestal op voorhand een bericht. Soms kondigt de arbeidsinspectie een controlecampagne aan binnen een bepaalde sector. In dat geval gaat de inspectie ervan uit dat alle bedrijven binnen deze sector op de hoogte zijn en wordt het bezoek niet meer persoonlijk aangekondigd. Gebeurt er een ernstig arbeidsongeval op de werkvloer? En is dat niet de eerste keer? Dan moet u de arbeidsinspectie inlichten. Mogelijks komt de arbeidsinspectie de situatie onderzoeken.
Wanneer de arbeidsinspecteur bij een controle gebreken ziet, wordt dat ter plaatse mondeling meteen meegegeven. Zo kan u als werkgever snel aan de slag om deze gebreken op te lossen, of toch onmiddellijk een plan van aanpak opmaken zodat ze binnen een redelijke termijn worden opgelost. Enkele weken na de arbeidsinspectie ontvangt u nog een document met alle vaststellingen opgelijst. In het inspectieverslag staat steeds een uiterste termijndatum vermeld tegen wanneer u de zaken aangepakt moet hebben.
Het is de taak van de interne preventieadviseur om alles in orde te brengen. Attentia kan de interne preventieadviseur ontlasten en begeleiden bij dit proces.
Documenteer alles wat u doet
Uiteraard kan u niet alle aspecten binnen je welzijnsbeleid op korte termijn in orde brengen. Daarom is het belangrijk dat u kan aantonen dat u hier wel mee bezig bent, en dit dus documenteert. Indien u elke opleiding, bespreking of kleine actie vastlegt in een document, kan u de inspectie aantonen dat u wel degelijk werk maakt van een duurzaam welzijnsbeleid. Uit ervaring merken we dat werkgevers van kmo’s veel belang hechten aan welzijn en veiligheid op het werk, maar dat ze hun acties niet genoeg documenteren en dus niet kunnen aantonen.
Deze documentatie is ook enorm belangrijk voor het geval er een arbeidsongeval gebeurt. Na een ernstig ongeval bent u wettelijk verplicht de arbeidsinspectie op de hoogte te brengen en het analyseverslag aan hen te communiceren binnen 10 dagen na datum van het ongeval. Maar ook bij niet-ernstige arbeidsongevallen moet u als werkgever de oorzaak van het arbeidsongeval onderzoeken. De arbeidsinspecteur kan deze onderzoekverslagen opvragen en bekijkt wat u als werkgever in orde hebt gebracht om eenzelfde ongeval in de toekomst te vermijden. Indien u dit nog niet in orde had gebracht, maar wel kan aantonen dat dit op de planning stond, weet de arbeidsinspecteur dat u niet passief aan de zijlijn stond.