Hoe stel je als kmo een arbeidsovereenkomst en -reglement op?

Home Hoe stel je als kmo een arbeidsovereenkomst en -reglement op?

Voor je iemand aanwerft, moet er een arbeidsovereenkomst worden opgemaakt. Daarin leggen jullie onderlinge afspraken vast. Je medewerkers moeten ook toegang hebben tot het arbeidsreglement. Dat is een overzicht van alle rechten en plichten van werkgever en werknemer, en dus eigenlijk een praktische vertaling van wat er in de overeenkomst vermeld staat. Hoe je deze documenten correct opstelt, dat leggen we in deze blog uit.

Als werkgever heb je een aantal verantwoordelijkheden tegenover je medewerkers. Omgekeerd is het ook voor jouw onderneming belangrijk dat een werknemer zich aan een aantal afspraken houdt. Om incidenten te vermijden, wordt alles duidelijk vastgelegd. Maar wat moet in deze documenten zeker vermeld staan?

Arbeidsovereenkomst

In de arbeidsovereenkomst verbindt een medewerker zich aan jou als werkgever, in ruil voor een afgesproken loon. Alle afspraken en voorwaarden worden in dit document vastgelegd. Een aantal gegevens moeten zeker in de arbeidsovereenkomst opgenomen zijn:

  • De naam en het adres van zowel de medewerker als de werkgever.
  • Het soort contract: neem je de medewerker voor onbepaalde of bepaalde duur in dienst? Gaat het om een overeenkomst waarbij een andere medewerker tijdelijk wordt vervangen? Ook een studentenjob vereist een apart contract.
  • De datum van indiensttreding. Bij een contract van bepaalde duur moet je ook de einddatum van de tewerkstelling vermelden.
  • De aard van het werk: dit gaat over de arbeid die een medewerker zal leveren. Bij een arbeider is dit hoofdzakelijk handenarbeid, terwijl bedienden hoofdarbeid verrichten.
  • Het loon dat je als werkgever in ruil voor de geleverde arbeid betaalt.
  • Eventuele premies of voordelen die het loon van de medewerker aanvullen. Denk hierbij aan maaltijdcheques of een bedrijfswagen.
  • Bij een deeltijdse overeenkomst moeten ook de arbeidsregeling en het werkrooster in de overeenkomst opgenomen zijn.

Afhankelijk van de situatie van iedere medewerker kunnen er nog een paar clausules, of extra afspraken, in het contract worden opgenomen: Kan, maar gaat beetje ver misschien.

  • Wanneer een medewerker tijdens de werkuren en ten laste van de werkgever een opleiding volgt, kan je een deel van de kosten terugeisen als deze persoon binnen een bepaalde termijn je organisatie zou verlaten. Dit principe heet het scholingsbeding.
  • Krijgt je medewerker in jouw kmo-onderneming de kans om unieke kennis en vaardigheden op te doen? Dan zou je in de arbeidsovereenkomst kunnen vermelden dat hij of zij na het verlaten van het bedrijf niet bij de concurrentie of als zelfstandige in dezelfde sector aan de slag mag gaan. Het concurrentiebeding beschermt je onderneming dus tegen potentiële schade.
  • Als je medewerkers met materiaal werken dat jij als werkgever ter beschikking stelt, kan je hen onder strikte voorwaarden verplichten om een borgsom te betalen. Ze moeten dan wel voor onbepaalde duur aangeworven zijn en een specifieke functie uitoefenen.

In principe zou je in sommige gevallen ook mondeling tot een arbeidsovereenkomst mogen komen, maar in de praktijk wordt bijna altijd een geschreven document opgesteld. Dat is ook de beste manier om problemen in de toekomst te voorkomen.

Hou wel rekening met de taal waarin een arbeidsovereenkomst wordt opgemaakt. Deze hangt af van de plaats van de zetel van het kmo-bedrijf of waar de medewerker zijn activiteiten uitoefent. De moedertaal van de werknemer speelt dus geen rol, behalve in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, waar je wel moet kiezen tussen Nederlands of Frans.

Er zijn geen echte richtlijnen over de vorm van een arbeidsovereenkomst. Je vraagt dus best advies aan je sociaal secretariaat. Bij Attentia hebben we voor alle soorten verbintenissen een modelcontract dat je als als basis gebruikt.

Arbeidsreglement

De arbeidsovereenkomst legt dus alle afspraken tussen de werkgever en een medewerker vast. Een arbeidsreglement is een beschrijving van de wederzijdse de rechten en plichten op de werkvloer. Iedere nieuwe medewerker moet een exemplaar van het reglement krijgen.

Wat de inhoud van het arbeidsreglement betreft, is de volgende informatie verplicht:

  • Je bedrijfsgegevens.
  • De uurroosters die de arbeidstijden van je medewerkers vastleggen, ook die van je deeltijdse werknemers. Verder vermeld je pauzes, wettelijke feestdagen, vakantiedagen en hoe medewerkers vakantie kunnen aanvragen.
  • De looncriteria: hoe wordt de arbeid gecontroleerd? Op welke manier en wanneer wordt het loon uitbetaald?
  • De opzegtermijnen en de redenen die het mogelijk maken om een medewerker direct en zonder vergoeding te ontslaan.
  • De rechten en plichten van het toezichthoudend personeel, en de sancties of boetes die kunnen worden opgelegd.
  • De plaats waar de EHBO-kist zich op de werkvloer bevindt, alsook de locatie van de persoon die is aangewezen om eerste hulp te verlenen bij een ongeval. Je vermeldt verder de naam van de arbeidsgeneesheer die na een ongeluk op de werkvloer kan worden geraadpleegd.
  • De namen van iedereen die in de ondernemingsraad zetelt, van het comité voor preventie en bescherming op het werk, van de interne en externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, en van de vakbondsafgevaardigde.
  • De adressen van de inspectiediensten die toezien op de naleving van de wetten omtrent bescherming van KMO-medewerkers.
  • Eventuele collectieve arbeidsovereenkomsten of akkoorden die op de werkomstandigheden van toepassing zijn.
  • Het preventieve alcohol- en drugbeleid dat je als werkgever voert. Je moet op z’n minst de uitgangspunten en doelstellingen in het document vastleggen.
  • Ook maatregelen tegen grensoverschrijdend gedrag moeten vermeld worden. Het gaat dan om schade die berokkend wordt door onder andere pesten, geweld of ongewenst seksueel gedrag.

Je schrijft een arbeidsreglement altijd in overleg met je medewerkers. Natuurlijk mag je het document later nog wijzigen. Je organisatie verandert immers voortdurend. Voor zo’n wijziging moet je als werkgever wel opnieuw om goedkeuring vragen.

Als je organisatie een ondernemingsraad heeft, dan worden de teksten daar besproken en zal bij een akkoord het licht op groen worden gezet. Het nieuwe arbeidsreglement treedt vijftien dagen later in werking.

Zonder ondernemingsraad moet je alle medewerkers van de wijzigingen op de hoogte brengen en hen gedurende vijftien dagen de kans geven om opmerkingen in een register te noteren. Komen er geen opmerkingen, dan is het nieuwe arbeidsreglement goedgekeurd. Zijn die er wel, dan moeten het reglement en het register naar de sociale inspectie worden gestuurd. Zij zullen proberen om de standpunten te verzoenen.

Net zoals bij een arbeidsovereenkomst hoef je een arbeidsreglement niet alleen te schrijven. Je mag beroep doen op de hulp van een sociaal kantoor. Ook bij Attentia hebben we alvast enkele modellen voor de kmo waarmee je aan de slag kunt gaan om jouw arbeidsreglement op te stellen.