Een sociaal secretariaat is een perfecte aanvulling voor uw kmo. Het ontzorgt u op vlak van uw personeels- en loonadministratie, waardoor u zich kan focussen op de kernactiviteiten van uw kmo. Maar hoe kiest u nu het juiste sociaal secretariaat voor uw kmo? Stel uzelf deze vier vragen in het zoeken naar de juiste partner:
Wat is voor uw onderneming belangrijk?
Elk sociaal secretariaat zal ervoor zorgen dat de basiszaken die van hen verwacht worden in orde is. De lonen correct uitbetalen, vakantiegeld berekenen, … behoren tot die basiszaken. Maar zijn ze ook steeds op de hoogte van de snel veranderende sociale actualiteit? Krijgt u bij specifieke vragen rond bijvoorbeeld ouderschapsverlof of educatief verlof altijd snel een antwoord? Doet uw sociaal secretariaat proactief voorstellen die uw groei bevorderen? Sta bij uw keuze zeker even stil bij de zaken die voor uw onderneming belangrijk zijn voor een goede samenwerking. Denk daarbij onder meer aan:
- Hoe snel wilt u een antwoord?
- Vindt u één aanspreekpunt belangrijk?
- Hoe transparant en uitgebreid moet de rapportering zijn?
- Zijn ze wel mee met de recentste wetgeving en hoe correct en stipt is hun service?
- Wilt u meteen alles of wilt u zelf beslissen en modulair opbouwen?
- Wil ik dat ze mijn onderneming door en door kennen en proactief voorstellen doen ter verbetering?
Dat zijn parameters die de onderlinge verschillen blootleggen en waaraan u duidelijker kan afwegen welk sociaal secretariaat voor u de beste partner is.
Zoek referenties
Net zoals uw klanten vaak aangeven dat ze eens bij vrienden en kennissen hebben rondgehoord naar bedrijven waarvan zij over de service tevreden zijn, kan u zich ook in uw zoektocht naar een sociaal secretariaat uw oor te luisteren leggen bij bevriende ondernemers. Zij gaan een aantal elementen opsommen waarom zij net dat ene sociaal secretariaat hebben gekozen. Dat kan voor u voldoende zijn om met datzelfde sociaal secretariaat in zee te gaan.
Anderzijds kent u alleen maar de beweegredenen van die vriend of kennis. De vraag die u zich dan moet stellen is: zijn de beweegredenen van mijn kennis ook relevant voor mij? En wat als uw noden misschien niet 100% overeenstemmen met zijn noden? Omdat u bijvoorbeeld in een andere fase zit met uw kmo. Hij is misschien net opgestart terwijl u al meerdere werknemers in dienst hebt. Vraag daarom ook referenties bij de sociale secretariaten die u overweegt. Op die manier kan u bij concullega’s eens horen hoe zij de samenwerking ervaren.
Doe deskresearch en vergelijk
Steek tijd in deskresearch. Dat kan door op hun websites uit te pluizen wat de verschillende sociale secretariaten aanbieden. U ontdekt er de verschillende formules, of ze flexibel zijn en een oplossing op maat van uw kmo kunnen aanbieden, en of ze gemakkelijk bereikbaar zijn – enkel tijdens de kantooruren of zijn de diensten digitaal.
Een goede tip is om u ook eens te verdiepen in de getuigenissen van klanten op de website. Daar vertellen verschillende bedrijven uit diverse sectoren met welke uitdaging ze werden geconfronteerd en hoe hun sociaal secretariaat daar een oplossing op bood. Ideaal om alle facetten van de organisatie te leren kennen.
U kan eveneens de media doorzoeken om na te gaan of het sociaal secretariaat over de nodige expertise beschikt. Dat kan in specifieke vakbladen over HR, maar evengoed in vakmedia uit uw sector. Want dan toont het sociaal secretariaat aan dat het de specifieke behoeften en vraagstukken waar kmo’s uit uw sector mee worstelen, kent en een gepast antwoord kan geven.
Doe zelf de test
Of u nu voor de allereerste keer op zoek gaat naar een sociaal secretariaat of u al met eentje samenwerkt: het kan nooit kwaad om na te gaan of het een afdoend antwoord biedt op uw behoeften. Sta daarom van tijd tot tijd eens stil bij de samenwerking en analyseer. Doe daarom regelmatig de test en ontdek of uw sociaal secretariaat nog steeds voldoet.