Is een schriftelijke arbeidsovereenkomst verplicht?

Niet verplicht voor een gewone voltijdse arbeidsovereenkomsten van onbepaalde duur

Voor een gewone voltijdse arbeidsovereenkomsten van onbepaalde duur bestaat er geen verplichting om een schriftelijke arbeidsovereenkomst af te sluiten. Niettemin leert de praktijk ons dat alle partijen er belang bij hebben om de overeengekomen loon- en arbeidsvoorwaarden schriftelijk vast te leggen in een overeenkomst. Zo kunnen eventuele misverstanden en discussies in de toekomst vermeden worden.

Verplicht in alle andere gevallen
Voor andere arbeidsovereenkomsten is een schriftelijke overeenkomst daarentegen wel verplicht.

Dit is bijvoorbeeld het geval voor:

• Deeltijdse arbeidsovereenkomsten;
• Arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur of voor een duidelijk omschreven werk;
• vervangingsovereenkomsten;
• Arbeidsovereenkomsten voor studenten.

Daarnaast moeten ook bepaalde bijzondere bedingen (o.a. concurrentiebeding, scholingsbeding, …) steeds schriftelijk worden vastgelegd.

Welke elementen vermeld ik best in een schriftelijke arbeidsovereenkomst?

Al naargelang het soort van arbeidsovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst verplicht.
Ook daar waar het niet bij wet verplicht is om een schriftelijke arbeidsovereenkomst af te sluiten, is het toch absoluut aangeraden om dit wel te doen.
Als u een schriftelijke arbeidsovereenkomst opstelt, neemt u best onder meer de volgende zaken op (los van de verplichte inhoud die geldt voor bepaalde soorten arbeidsovereenkomsten):

• de naam en het adres van de werknemer;
• de naam van de werkgever, het adres van de maatschappelijke zetel, het ondernemingsnummer en de naam en de hoedanigheid van de persoon die optreedt voor de werkgever;
• het type van de overeenkomst: onbepaalde duur, bepaalde duur, deeltijds, vervangingsovereenkomst, studentenovereenkomst, …;
• de datum van indiensttreding;
• de duur van de arbeidsovereenkomst;
• de plaats van tewerkstelling;
• de functie met een functieomschrijving;
• het loon;
•  eventuele premies of andere voordelen (maaltijdcheques, bedrijfswagen …);
• afspraken met betrekking tot de arbeidsduur;
• afspraken over intellectuele eigendomsrechten.

Daarnaast zullen, afhankelijk van het type arbeidsovereenkomst (zoals studentenovereenkomst, overeenkomst van bepaalde duur, arbeidsovereenkomst voor deeltijdse arbeid…), ook nog bijkomende verplichte vermeldingen in de schriftelijke overeenkomst moeten worden opgenomen.

Idealiter wordt de arbeidsovereenkomst uiterlijk op het moment van de indiensttreding afgesloten (in twee originele exemplaren). Voor bepaalde overeenkomsten moet dit verplicht op dit ogenblik (bv. deeltijdse arbeidsovereenkomsten, arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur, …).

Geschreven arbeidsovereenkomst

De arbeidsovereenkomst voor deeltijdse arbeid moet voor iedere deeltijdse werknemer schriftelijk en individueel worden opgemaakt en dit uiterlijk op het tijdstip waarop de deeltijdse werknemer start met het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst.

Naargelang er met een vast deeltijds rooster wordt gewerkt of met een variabel deeltijds rooster, gelden andere verplichte vermeldingen op het vlak van de arbeidsduur:

Vast deeltijds rooster

• • de vaste wekelijkse arbeidsduur, en;
  • het rooster (met vermelding van begin en einde van werkuren en pauzes) dat van toepassing is op de betrokken werknemer (bij een cyclus alle vaste roosters die deel zijn van die cyclus en met vermelding van begin en einde van die cyclus).

variabel deeltijds rooster:

• • de vermelding dat de variabele deeltijdse roosters worden opgesteld volgens de regels (‘het kader’ genoemd) dat opgenomen is in het arbeidsreglement, en;
  • de vaste wekelijkse arbeidsduur indien de werknemer, ondanks het variabel rooster, iedere week hetzelfde aantal uren werkt, of;
  • de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur en de referteperiode waarover die gemiddelde wekelijkse arbeidsduur zal nageleefd worden.

Verlies niet uit het oog dat bij het uitwerken van deeltijdse roosters bepaalde grenzen moeten gerespecteerd worden.

Bekendmaking van de roosters
Bij deeltijdse werknemers met een vast rooster is het toepasselijke rooster opgenomen in de arbeidsovereenkomst (zie bovenstaande).

Bij deeltijdse werknemers met een variabel rooster, moet de werkgever in principe minstens 5 werkdagen vooraf (hierop bestaan uitzonderingen) het toepasselijke rooster bekendmaken aan de werknemer via een gedateerd en ondertekend bericht in de onderneming. Het moet voor iedere werknemer afzonderlijk duidelijk zijn welk rooster op hem van toepassing is. Dat bericht moet op een betrouwbare, geschikte en toegankelijke wijze ter kennis worden gebracht van de werknemers.

Van zodra en zolang het rooster van kracht is, moet het bericht met de roosters of een afschrift ervan zich in papieren of elektronische vorm bevinden op de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd. Nadien moet het gedurende een jaar worden bewaard.

Daarnaast moet een kopie van de arbeidsovereenkomst van de deeltijdse werknemer of een uittreksel ervan met de roosters, zijn identiteit, zijn handtekening en die van de werkgever worden bewaard op de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd. Dit afschrift of uittreksel kan zowel op papier, als elektronisch worden bewaard.

Afwijkingen van het toepasselijke rooster registreren

Wanneer u als werkgever deeltijdse werknemers tewerkstelt, bent u verplicht om iedere afwijking van het toepasselijke deeltijdse rooster te registeren. Deze registratie kan via:

• een tijdsopvolgingssysteem dat aan de onderstaande voorwaarden voldoet:

• • registratie van:
    • de identiteit van de werknemer;
    • per dag het begin en einde van de prestaties en de rustpauzes; deze gegevens moeten respectievelijk worden opgetekend op het ogenblik dat de prestaties beginnen, dat ze eindigen en bij het begin en einde van elke rustpauze;
    • de periode waarop de opgetekende gegevens betrekking hebben;
  • de geregistreerde gegevens moeten kunnen geraadpleegd worden door de deeltijdse werknemers en de inspectiediensten;
  • bewaringstermijn van de geregistreerde gegevens: tot 5 jaar na het einde van de maand die volgt op het kwartaal waarvoor de registraties werden gedaan;
  • indien er een vakbondsafvaardiging is, dan kan die haar bevoegdheden uitoefenen met betrekking tot het systeem en de geregistreerde gegevens.
• het afwijkingsdocument dat onder meer de naam en de datum moeten vermelden, alsook het het beginuur en het einduur van de afwijkende prestaties.

Arbeidsreglement

Wat de vaste deeltijdse roosters betreft, dienen enkel die roosters opgenomen te worden die niet kunnen ingepast worden in een overeenstemmend voltijds rooster.

Voor de variabele deeltijdse roosters moet een kader opgenomen worden in het arbeidsreglement (en dus niet langer alle variabele deeltijdse roosters). Dit kader moet minstens volgende zaken vastleggen:

• het dagelijks tijdvak waarbinnen arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld;
• de dagen van de week waarop arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld;
• de minimale en maximale dagelijkse arbeidsduur en de minimale en maximale wekelijkse arbeidsduur als ook de deeltijdse arbeidsregeling variabel is;
• de wijze waarop en de termijn waarbinnen de werknemers door middel van een bericht in kennis worden gesteld van hun roosters.