Een eerste medewerker: welke verplichtingen brengt dat met zich mee?

Home Een eerste medewerker: welke verplichtingen brengt dat met zich mee?

Je kmo groeit en je bent klaar om je eerste medewerker aan te nemen? Dat is uiteraard schitterend nieuws, maar bij de aanwerving van personeel komen wel wat verplichtingen kijken. Ook voor jouw organisatie veranderen er een paar dingen. In deze blog zetten we alle formaliteiten op een rij, zodat je er helemaal klaar voor bent.

Van zodra je iemand in dienst neemt, heb je een aantal verantwoordelijkheden. Gaande van je aansluiting bij de Sociale Zekerheid tot het opstellen van een arbeidsreglement en aandacht voor preventie en bescherming op het werk. De meeste verplichtingen moeten al geregeld zijn voor de eerste werkdag van je medewerker begint. Een overzicht:

1. Schrijf je in bij de RSZ

Als werkgever moet je ingeschreven zijn bij de Rijksdienst Sociale Zekerheid. Je krijgt dan een RSZ-nummer dat je voor de toekomstige communicatie over je medewerker(s) gebruikt. Inschrijven doe je eenvoudig via de website van de Sociale Zekerheid.

Je betaalt ook een bijdrage voor de sociale zekerheid van je medewerkers. Maar als je jouw eerste medewerker voor 31 december 2020 aanwerft, dan hoef je er voor onbepaalde duur geen patronale basisbijdrage voor te betalen. Ook voor je volgende vijf aanwervingen geniet je nog van een vermindering. Je sociaal secretariaat is hier uiteraard van op de hoogte.

2. Doe een Dimona-aangifte

Je moet de Rijksdienst Sociale Zekerheid ook officieel van de aanwerving op de hoogte brengen. Dat doe je met een Dimona-aangifte (Declaration Immediate/Onmiddellijke Aangifte), ten laatste op de dag dat een medewerker voor jouw onderneming begint te werken. Ook wanneer iemand uit dienst treedt, moet je dit via Dimona bekend maken.

Voor je medewerker is het heel belangrijk dat de Dimona-aangifte tijdig wordt ingediend. In het slechtste geval kunnen er problemen ontstaan bij de toekenning van de sociale rechten. Dit betekent dat een medewerker bijvoorbeeld zijn vakantiegeld of kinderbijslag te laat kan krijgen.

Ook een Dimona-aangifte doe je op de portaalsite van de Sociale Zekerheid. Of vraag aan jouw sociaal secretariaat of zij hiervoor kunnen zorgen. Attentia neemt deze formaliteit met plezier van je over.

3. Stel een arbeidsreglement op

Van zodra je één of meerdere medewerkers in dienst hebt, moet je een arbeidsreglement opstellen. Dat document beschrijft de wederzijdse rechten en plichten van jezelf als werkgever en van jouw medewerker. Je mag dit document uiteraard later nog aanpassen aan veranderingen in jouw onderneming.

Een arbeidsreglement maak je in overleg met je (eerste) medewerkers. Iedereen moet een exemplaar ontvangen, en het reglement moet overal op de werkvloer gemakkelijk te raadplegen zijn. Vraag advies aan je sociaal secretariaat en gebruik eventueel een modeldocument voor het opstellen van jouw arbeidsreglement.

4. Stel een arbeidsovereenkomst op

Naast dit verplichte arbeidsreglement sluit je met je medewerkers ook een arbeidsovereenkomst af. Dit document legt de afspraken tussen werkgever en werknemer vast. Enkele elementen o.a. die zeker in zo’n overeenkomst moeten staan:

  • De datum van indiensttreding en het soort contract (onbepaalde duur, deeltijds, …)
  • De plaats en de aard van de tewerkstelling
  • Het loon en eventuele premies of voordelen (maaltijdcheques, bedrijfswagen, …)

De arbeidsovereenkomst moet afgehandeld zijn voor je medewerker officieel begint te werken. Zorg ervoor dat zowel jij als werkgever en je medewerker een origineel exemplaar ontvangen. In een andere blog overlopen we in detail hoe je een arbeidsovereenkomst en een arbeidsreglement opstelt.

5. Schakel een externe Dienst voor Preventie en Bescherming in

Als werkgever ben je ook verantwoordelijk voor welzijn op de werkvloer. Daarom moet je een preventieadviseur aanstellen. Die waakt over alles wat met het welzijnsbeleid van jouw kmo te maken heeft. Wanneer je minder dan twintig medewerkers in dienst hebt, mag je die rol als werkgever zelf invullen.

Voor sommige aspecten in verband met het welzijn van je personeel moet je een externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk inschakelen. Afhankelijk van de arbeid moet een medewerker bij de aanwerving soms een verplicht medisch onderzoek krijgen. En ook later kan een medewerker voor een periodieke controle bij de arbeidsgeneesheer langs moeten gaan.

Attentia heeft meer dan honderd preventieadviseurs om je bij te staan met advies en onderzoek. Bovendien gaan we verder dan gezondheidscontroles en zetten we ook in op risicobeheersing, zodat jouw kmo meer doet dan de wettelijke verplichtingen omtrent preventie en bescherming.

6. Sluit een arbeidsongevallenverzekering af

Preventie is cruciaal, maar je moet als werkgever ook voorbereid zijn op situaties waar het toch verkeerd gaat. Daarom ben je verplicht om een verzekering voor arbeidsongevallen te nemen, en dat voor iedere medewerker waarmee je een arbeidsovereenkomst afsluit. Dit waarborgt alle vergoedingen waarmee je na een arbeidsongeval te maken krijgt.

7. Sluit je aan bij een erkend sociaal secretariaat

Voor de meeste formaliteiten bij de aanwerving van je eerste en volgende medewerkers doe je eigenlijk gewoon beroep op een erkend sociaal secretariaat. Je bent officieel niet verplicht om je bij een sociaal kantoor aan te sluiten, maar het is zeker aan te raden om dit wel te doen. De wet verandert immers regelmatig en dan reken je liever op de expertise van professionele adviseurs. Zo was je tot eind 2018 als werkgever nog verplicht om een kinderbijslagfonds voor je medewerkers te kiezen, maar nu niet meer. En wist je dat een vakantiefonds het vakantiegeld van een arbeider regelt, maar dat je hier zelf voor verantwoordelijk bent als je medewerker een bediende is?

Een sociaal secretariaat zorgt er bovenal voor dat je geen tijd verliest aan formaliteiten. Als werkgever heb je wellicht interessantere dingen te doen. En het betere sociaal kantoor gaat uiteraard verder dan wat wettelijk verplicht is.