Uw kmo groeit en u bent klaar om uw eerste medewerker aan te nemen? Dat is uiteraard schitterend nieuws, maar bij de aanwerving van personeel komen wel wat verplichtingen kijken. Ook voor uw organisatie veranderen er een paar dingen. In deze blog zetten we alle formaliteiten op een rij, zodat u er helemaal klaar voor bent.
Van zodra u iemand in dienst neemt, heeft u een aantal verantwoordelijkheden. Gaande van uw aansluiting bij de Sociale Zekerheid tot het opstellen van een arbeidsreglement en aandacht voor preventie en bescherming op het werk. De meeste verplichtingen moeten al geregeld zijn voor de eerste werkdag van uw medewerker begint. Een overzicht:
1. Schrijf u in bij de RSZ
Als werkgever moet u ingeschreven zijn bij de Rijksdienst Sociale Zekerheid. U krijgt dan een RSZ-nummer dat u voor de toekomstige communicatie over uw medewerker(s) gebruikt. Inschrijven doet u eenvoudig via de website van de Sociale Zekerheid.
U betaalt ook een bijdrage voor de sociale zekerheid van uw medewerkers. Maar als u uw eerste medewerker voor 31 december 2020 aanwerft, dan hoeft u er voor onbepaalde duur geen patronale basisbijdrage voor te betalen. Ook voor uw volgende vijf aanwervingen geniet u nog van een vermindering. Uw sociaal secretariaat is hier uiteraard van op de hoogte.
2. Doe een Dimona-aangifte
U moet de Rijksdienst Sociale Zekerheid ook officieel van de aanwerving op de hoogte brengen. Dat doe u met een Dimona-aangifte (Declaration Immediate/Onmiddellijke Aangifte), ten laatste op de dag dat een medewerker voor uw onderneming begint te werken. Ook wanneer iemand uit dienst treedt, moet u dit via Dimona bekend maken.
Voor uw medewerker is het heel belangrijk dat de Dimona-aangifte tijdig wordt ingediend. In het slechtste geval kunnen er problemen ontstaan bij de toekenning van de sociale rechten. Dit betekent dat een medewerker bijvoorbeeld zijn vakantiegeld of kinderbijslag te laat kan krijgen.
Ook een Dimona-aangifte doe u op de portaalsite van de Sociale Zekerheid. Of vraag aan uw sociaal secretariaat of zij hiervoor kunnen zorgen. Attentia neemt deze formaliteit met plezier van u over.
3. Stel een arbeidsreglement op
Van zodra u één of meerdere medewerkers in dienst hebt, moet u een arbeidsreglement opstellen. Dat document beschrijft de wederzijdse rechten en plichten van uzelf als werkgever en van uw medewerker. U mag dit document uiteraard later nog aanpassen aan veranderingen in uw onderneming.
Een arbeidsreglement maakt u in overleg met uw (eerste) medewerkers. Iedereen moet een exemplaar ontvangen, en het reglement moet overal op de werkvloer gemakkelijk te raadplegen zijn. Vraag advies aan uw sociaal secretariaat en gebruik eventueel een modeldocument voor het opstellen van uw arbeidsreglement.
4. Stel een arbeidsovereenkomst op
Naast dit verplichte arbeidsreglement sluit u met uw medewerkers ook een arbeidsovereenkomst af. Dit document legt de afspraken tussen werkgever en werknemer vast. Enkele elementen o.a. die zeker in zo’n overeenkomst moeten staan:
- De datum van indiensttreding en het soort contract (onbepaalde duur, deeltijds, …)
- De plaats en de aard van de tewerkstelling
- Het loon en eventuele premies of voordelen (maaltijdcheques, bedrijfswagen, …)
De arbeidsovereenkomst moet afgehandeld zijn voor uw medewerker officieel begint te werken. Zorg ervoor dat zowel u als werkgever en uw medewerker een origineel exemplaar ontvangen. In een andere blog overlopen we in detail hoe u een arbeidsovereenkomst en een arbeidsreglement opstelt.
5. Schakel een externe Dienst voor Preventie en Bescherming in
Als werkgever bent u ook verantwoordelijk voor welzijn op de werkvloer. Daarom moet u een preventieadviseur aanstellen. Die waakt over alles wat met het welzijnsbeleid van uw kmo te maken heeft. Wanneer u minder dan twintig medewerkers in dienst heeft, mag u die rol als werkgever zelf invullen.
Voor sommige aspecten in verband met het welzijn van uw personeel moet u een externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk inschakelen. Afhankelijk van de arbeid moet een medewerker bij de aanwerving soms een verplicht medisch onderzoek krijgen. En ook later kan een medewerker voor een periodieke controle bij de arbeidsgeneesheer langs moeten gaan.
Attentia heeft meer dan honderd preventieadviseurs om u bij te staan met advies en onderzoek. Bovendien gaan we verder dan gezondheidscontroles en zetten we ook in op risicobeheersing, zodat uw kmo meer doet dan de wettelijke verplichtingen omtrent preventie en bescherming.
6. Sluit een arbeidsongevallenverzekering af
Preventie is cruciaal, maar u moet als werkgever ook voorbereid zijn op situaties waar het toch verkeerd gaat. Daarom bent u verplicht om een verzekering voor arbeidsongevallen te nemen, en dat voor iedere medewerker waarmee u een arbeidsovereenkomst afsluit. Dit waarborgt alle vergoedingen waarmee u na een arbeidsongeval te maken krijgt.
7. Sluit u aan bij een erkend sociaal secretariaat
Voor de meeste formaliteiten bij de aanwerving van uw eerste en volgende medewerkers doet u eigenlijk gewoon beroep op een erkend sociaal secretariaat. U bent officieel niet verplicht om u bij een sociaal kantoor aan te sluiten, maar het is zeker aan te raden om dit wel te doen. De wet verandert immers regelmatig en dan rekent u liever op de expertise van professionele adviseurs. Zo was u tot eind 2018 als werkgever nog verplicht om een kinderbijslagfonds voor uw medewerkers te kiezen, maar nu niet meer. En wist u dat een vakantiefonds het vakantiegeld van een arbeider regelt, maar dat u hier zelf voor verantwoordelijk bent als uw medewerker een bediende is?
Een sociaal secretariaat zorgt er bovenal voor dat u geen tijd verliest aan formaliteiten. Als werkgever heeft u wellicht interessantere dingen te doen. En het betere sociaal kantoor gaat uiteraard verder dan wat wettelijk verplicht is.