Thuiswerken raakte tijdens de lockdown ook in België sterk ingeburgerd. Voorlopig blijft thuiswerken de norm en het geniet bij velen nog de voorkeur. Omdat medewerkers zich op vlak van gezondheid veiliger voelen in hun eigen bubbel, maar ook omdat ze willen blijven genieten van de vele voordelen die thuiswerken hen biedt. Zoals een betere work-life balans. Om niet alleen vandaag maar ook na de hele post-Covid-19 periode uw medewerkers op de meest ideale manier te laten thuiswerken, staat u best even stil bij de volgende drie belangrijke aspecten: hun Well-being, het werkcomfort thuis en de wettelijke bepalingen waaronder een eventuele extra vergoeding.
Stimuleer het welzijn
De huidige gezondheidscrisis is een extra stressfactor. Medewerkers zijn in eerste instantie bezorgd over hun eigen gezondheid en die van vrienden en familie, maar ook over de economische gevolgen van de crisis. Daarnaast zet ook het verminderd sociaal contact met collega’s het psychosociaal welzijn van de medewerkers onder druk.
Belangrijk is om deze vorm van stress te erkennen. Aangezien medewerkers thuiswerken heeft u minder contact met hen, maar probeer toch een vinger aan de pols te houden. Dat kan via videomeetings of door een telefonisch gesprek aan te gaan.
De oorzaak (coronavirus) kunt u niet wegnemen, maar u kunt met enkele ingrepen de veerkracht van uw medewerkers wel versterken. Geef hen bijvoorbeeld praktische tips om hun productiviteit te bevorderen of hoe ze de grens tussen werk en privé strikt kunnen instellen. Raad hen ook aan om de overvloed aan nieuwsberichten te stroomlijnen tot twee vaste nieuwsmomenten. En motiveer uw medewerkers door te focussen op positieve feedback.
Meer bewegen is eveneens zeer belangrijk. De verleiding om lang te blijven werken is thuis groter omdat de grens tussen werk en privé minder zichtbaar is en omdat woon-werkverkeer wegvalt. Daarom is het aan te raden om regelmatig te bewegen. Even een paar stretchoefeningen, even rechtstaan of ’s middags tijd maken voor een korte wandeling. Zaken die u op kantoor trouwens evengoed kan doen.
Ergonomie thuis: even belangrijk als op kantoor
Slechts weinigen hebben thuis een ingericht bureau. Als ze stelselmatig willen thuiswerken, raadt uw medewerkers dan aan om – indien mogelijk – voor een afgescheiden ruimte te kiezen zodat ze werk en privé goed van elkaar kunnen scheiden. En ’s avonds gemakkelijker het ‘werk’ kunnen afsluiten. Voldoende daglicht op de werkplek is eveneens een must, best loodrecht tegenover een raam. De temperatuur in de ruimte schommelt voor bureauwerk best tussen 21 en 23 °C.
Voorts gelden thuis dezelfde tips als op kantoor. Laat hen dus de keukenstoel vermijden en opteren voor een ergonomische bureaustoel, een tafelblad op ellebooghoogte en het beeldscherm waarvan de bovenrand zich ter hoogte van de ogen bevinden.
Het wettelijk kader en duidelijke afspraken
Tot slot is er nog het wettelijk aspect. Een heel complexe materie. Door de plotse verplichting om thuis te werken door corona heeft u hier misschien minder aandacht aan besteed. Maar als het gaat over structureel thuiswerken, maakt u best duidelijke afspraken. Over hun tijdsindeling, de manier van communiceren en wat er mag en niet kan.
Weet ook dat u dan een aantal verplichtingen hebt. Zoals het voorzien van technische ondersteuning zodat de medewerker thuis kan werken. U kan ook IT-materiaal voorzien. Informeer zeker ook over uw verantwoordelijkheid bij een eventueel ‘ongeval’. Wat als de werknemer zich thuis kwetst tijdens de werkuren? Zet dit alles zeker op papier in het arbeidsreglement en arbeidsovereenkomst.
U kan ook een onkostenvergoeding toekennen voor thuiswerk, maar het is niet verplicht. Deze maandelijkse vergoeding – de zogenaamde ‘kosten eigen aan de werkgever’ – bedraagt maximaal 129,48 euro en is vrij van belasting en RSZ-bijdragen. Daarnaast kunt u nog eens een vergoeding betalen voor het gebruik van privé internetaansluiting en de privécomputer.
Maak uw medewerkers erop attent dat ze bepaalde kosten die ze maken om thuis te werken in hun belastingaangifte kunnen aangeven. Wat nog een fiscaal voordeel is.